Hilfe & Arbeitsweise

AnkerPlatz bündelt den gesamten Weg einer Veranstaltungsanfrage an einem Ort: Eingang, Zuteilung, Planung, Kommunikation, Dokumente, Angebot, Abrechnung und Archiv.

Die App soll verhindern, dass Informationen zwischen Outlook, Teams, SharePoint, Kalendern und einzelnen Postfächern verloren gehen.

Neue Anfragen kommen über Mail, Telefon oder Formular in den Lotsen. Bei Mail-Eingängen werden die wichtigsten Informationen bereits vorstrukturiert übernommen.

Im Alltag muss eine neue Anfrage meist nicht komplett neu gebaut werden. In der Regel wird sie gesichtet, geprüft und dann einer Projektleitung zugeteilt.

Im Vorgang prüfst du zuerst Kundendaten, Zeitraum, Kontakt und Anfrageinhalt. Danach entscheidest du, wer Haupt- und Zweitprojektleitung übernimmt.

Wenn nur wenig Abstimmung nötig ist, bleibt alles direkt im Vorgang. Wenn viele Mails, Unterlagen oder Dienstleister zusammenkommen, startest du aus dem Vorgang den Teams-Arbeitsraum.

Auf der Seite Vorgänge kannst du nach Status, Firma, Event und Projektleitung filtern. Mehrere Projektleitende lassen sich gemeinsam auswählen.

Wenn du etwas aus älteren Fällen suchst, hilft zusätzlich die Archivansicht mit Jahresfilter, Suchfeld und Filter auf abgesagte oder abgeschlossene Vorgänge.

Öffne den passenden Vorgang und gehe in Mailverlauf & Antwortweg. Dort kannst du nach Betreff, Firma, Veranstaltung, Absender oder Inhalt suchen.

Von dort aus kannst du Originalmail, PDF oder vorbereitete Antwortpfade öffnen. Du musst nicht in Teams-Beiträgen oder verschiedenen Outlook-Postfächern suchen.

Alles, was aus Mit Teams teilen oder aus der Mailübernahme kommt, gehört zuerst in den festen Eingang. Der Ordner 01_Eingang bleibt immer bestehen und ist nicht abwählbar.

Danach ordnest du Unterlagen fachlich weiter zu, zum Beispiel Kundenabsprachen, Dienstleister, Angebote, Abrechnung, Intern oder Belege.

Wenn ein Vorgang umfangreicher wird, kannst du einen Teams-Arbeitsraum starten. Dabei wird ein Firmen-Team wiederverwendet oder vorbereitet und ein Event-Kanal am Vorgang verknüpft.

Die Ordner wählst du passend zum Fall aus. 01_Eingang bleibt immer Pflicht. Weitere typische Ordner sind Kundenabsprachen, Dienstleister, Angebote, Abrechnung, Intern und Belege.

Im Kalender siehst du Events, Vorreisen, Anreise- und Nachbereitungstage, Abwesenheiten, Langläufer sowie optionale Ferien- und Messeebenen.

Projektleitende, die im relevanten Zeitraum bereits blockiert sind, können nicht einfach blind zugewiesen werden. Dadurch werden Kollisionen früh sichtbar.

Im Vorgang kannst du Dokumente als Angebotsstand markieren und daraus eine digitale Angebotsansicht vorbereiten. Diese Kundenseite zeigt nur kundenrelevante Inhalte.

Interne Informationen wie Aufrufe, Lesefortschritt, Rückfragen und Rückdokumente bleiben ausschließlich im Vorgang sichtbar.

Im Bereich Kosten & Abrechnung siehst du Belege, Abrechnungsstand und vorbereitete Handoffs zu SpesenLotse, ProvisionsLotse und BelegAnker.

Belege und abrechnungsrelevante Unterlagen sollten früh dem richtigen Vorgang zugeordnet werden, damit Abrechnung und spätere Nachweise sauber nachvollziehbar bleiben.

Ein Vorgang kann in Abrechnung, abgeschlossen oder archiviert gesetzt werden. Dabei lässt sich unterscheiden, ob nur der Vorgang oder auch der Teams-Arbeitsraum archiviert wird.

Archivierte Vorgänge bleiben suchbar. Für ältere Jahrgänge gibt es Export- und NAS-Logik, damit auch langfristig auf Belege und Vorgänge zugegriffen werden kann.

AnkerPlatz ist die fachliche Quelle. Teams, Outlook, SharePoint und spätere Zusatz-Apps hängen daran, ersetzen den Vorgang aber nicht.

Wenn du unsicher bist, beginne immer beim Vorgang. Dort findest du Status, Zuständigkeit, Mailverlauf, Dokumente, Angebot, Abrechnung und Timeline gesammelt an einem Ort.